Pascual gestiona 160.000 notas y tickets de gasto con Sarce Travel - ERP Spain.com - España y América Latina

El Grupo de alimentación Calidad Pascual ha puesto en marcha el software de gestión de notas y tickets de Gasto Sarce Travel para el procesamiento de 120.000 tickets y 40.000 notas de gasto anuales de 2500 usuarios (comerciales en su gran mayoría).

El Grupo de alimentación Calidad Pascualha puesto en marcha integrado con SAP el software de gestión de notas y tickets de Gasto Sarce Travel para el procesamiento de 120.000 tickets y 40.000 notas de gasto anuales de 2500 usuarios (comerciales en su gran mayoría). 

¿Por qué cambiar el software?

Jose Eugenio Sacristán Cervero, Responsable de aplicaciones SAP en Calidad Pascual, explica que antiguamente para la gestión del Business Travel trabajaban sobre una aplicación web, limitada al uso a través de los ordenadores de sobremesa. Sin embargo, la compañía buscaba implementar una solución que respondiera de manera eficiente a las necesidades de movilidad que planteaba la gestión ordinaria de su fuerza de ventas. “La tecnología se ha pasado al móvil y no queríamos estar supeditados a tener que conectarnos desde un sitio concreto, ni mucho menos aún desde un PC. Buscábamos tener la libertad de poder conectarnos a través de cualquier dispositivo móvil”.

Por su parte, Francisco José Álvarez Muñoz, jefe del departamento de Servicios Centralizados en Calidad Pascual indica, además, un aspecto clave como fue la búsqueda de la optimización del proceso de Business Travel orientado a la gestión de notas de gastos de sus viajeros. “Por el tipo de distribución que hacemos nuestros comerciales están siempre en la calle, en movimiento. Esta actividad genera una serie de gastos que se reflejaban semanalmente en la hoja de gastos que ellos mismos debían generar de forma manual, con la consiguiente pérdida de tiempo que eso implica, además del elevado margen de error”.

Objetivos

Así pues, los responsables de Calidad Pascual apuntan los siguientes argumentos para justificar la implementación de un nuevo aplicativo para gestionar los procesos de sus viajes de empresa. 

• Impulsar la movilidad de la fuerza comercial
• Facilitar la comunicación y la relación interdepartamental en una organización descentralizada (la compañía cuenta con 27 delegaciones y 6 plantas industriales)
• Eliminar el papel, no solo por las ventajas económicas que ello supone sino por la mejora en los procesos y el compromiso con el medio ambiente

La solución

Calidad Pascual buscaba una solución que diera respuesta a sus requerimientos, pero también, buscaba un socio tecnológico que le acompañara en todo el proceso (la búsqueda de las mejores alternativas para situaciones específicas, la implantación de la solución, las pruebas de software, la puesta en producción, el soporte post venta, …)

“Además de ser un colaborador que nos ayudó a encontrar lo que Calidad Pascual necesitaba, SARCE nos propuso una solución cómoda, fácil de usar; un aplicativo que nos proporcionaba los reportes que, a nivel comercial, necesitábamos para obtener el máximo rendimiento, también desde el punto de vista interno, que nos ahorrase tiempo, que nos facilitara información en tiempo real, que nos permitiera buscar nuevas alternativas comerciales o que nos pusiera en mejor disposición para negociar con determinados proveedores”, dice José Eugenio Sacristán Cervero. 

Por su parte, Francisco José Álvarez Muñoz asegura, además, que la flexibilidad que proporcionaba SARCE fue también determinante en la decisión porque su solución se adaptaba perfectamente a los diferentes perfiles tecnológicos/digitales de los que serían sus usuarios.

La capacidad para integrarse con otras aplicaciones con las que ya se trabajaba previamente en Calidad Pascual, fue otra de las grandes ventajas que aportaba SARCE, en concreto, como explica José Eugenio Sacristán, “SARCE se integra perfectamente con el sistema de gestión contable con el que trabajamos que es el ERP de SAP. Este fue, sin duda, otro de los elementos de peso a la hora de decantarnos por esta solución y no otra¨.

“La aplicación anterior permitía sistemas de control un poco arbitrarios, es decir, dejando las decisiones al criterio de cada área, departamento o controller. El aplicativo SARCE TRAVEL ha homologado los procedimientos. Las respuestas son las mismas para todos. Es decir, se ha establecido una normalización de la Policy Travel”, asegura Francisco Jose Álvarez Muñoz. 

La implantación

• Del proceso de implantación se destacan, según apuntan desde Calidad Pascual, varias cuestiones determinantes:
• El trabajo de consultoría previo del proveedor para analizar qué soluciones se ajustarían mejor a los requerimientos establecidos inicialmente y cuál sería la mejor manera de llevarlos a la práctica.
• La labor de acompañamiento ejercida por SARCE, convertido más en un socio tecnológico que en un mero proveedor y, poniendo al alcance de los implicados las herramientas necesarias para facilitar el proceso.
• El compromiso y la implicación mostrados a todos los niveles de la organización, absolutamente concienciada -desde la Presidencia y Dirección, hasta los niveles más básicos- de la oportunidad de mejora que suponía la implantación de esta solución para la gestión del Business Travel.
• La rapidez con la que se ha llevado a cabo el proceso de implantación. Aún, tratándose de un proyecto complejo, apenas se han producido incidencias y la puesta en producción de la aplicación se ha producido en apenas 45 días. Tras el despliegue de un piloto con 100 usuarios, fue extremadamente sencillo, replicar el proyecto al resto de la organización (2.500 usuarios).
• Evitar la convivencia del nuevo sistema con el anterior sistema fue un acierto porque impulsó la utilización de la herramienta, desde el primer día, sin dar opción a generar retrasos o resistencias al cambio.

El proceso

Todos los empleados tienen acceso a la APP. Pueden descargarla y utilizarla a través de cualquier dispositivo móvil. Una vez generado el gasto, se captura la imagen del ticket o factura de una forma sencilla. Posteriormente, se le envía la hoja de gastos al responsable. Este recibe un correo avisándole de que tiene un documento pendiente de aprobar o revisar. En cualquier punto en el que se encuentre y en cualquier momento y lugar puede tomar la decisión correspondiente. Es decir, aprobarlo, rechazarlo o mandarlo a quien proceda para su revisión. 

En Calidad Pascual se generan tres tipos de gastos:

• Gastos específicos del viaje (comidas, kilómetros, hoteles, …)
• Gastos diversos (necesidades concretas que pueden surgir en el transcurso de un desplazamiento)
• Gastos asociados a la filosofía de Calidad Pascual Saludable, focalizados al bienestar y la salud de los empleados (asistencia eventos deportivos, prácticas deportivas, …)

Si el gasto cumple con todos los requisitos normales alojados en la Política de Gastos establecida por la compañía, se aprueba y pasa a contabilidad donde permanecerá pendiente de contabilizarse. Si en lugar de ser un ticket o factura simplificada, es una factura completa, el documento debe pasar por el departamento de proveedores para que se compruebe que la factura es correcta y cumple todos los requisitos necesarios.

Si los gastos son extra-política, es decir, se salen fuera de los parámetros establecidos a nivel corporativo, el responsable le dará el visto bueno para que Servicios Centralizados compruebe la validez del cargo y se proceda al abono correspondiente.

Todo este proceso se realiza de manera autónoma y conectando automáticamente con el aplicativo de SAP para que, cuando llegue el día de pago se puedan realizar los abonos a los empleados, a los que se les informará puntualmente -vía correo electrónico- del importe exacto que se ha liquidado y del concepto al que corresponde, lo que supone una mejora sustancial respecto del procedimiento utilizado con anterioridad.

Francisco José Álvarez Muñoz añade, además, que “a nivel interno la figura del responsable es la que más ha cambiado. Como ya ha desaparecido el visado manual de las hojas de gastos, el papel del responsable es crítico porque será él, quien finalmente apruebe el gasto, y así se lo hemos transmitido”.

Los resultados

Después de 6 meses, se calcula que pasarán por la APP unas 40.000 notas de gastos y, unos 120.000 tickets al año, reportando entre otros, los siguientes beneficios: 

• Al no rellenar la hoja de gastos de forma manual, el empleado gana tiempo -los comerciales ya no tienen que pasar por la delegación una vez a la semana para rellenar la nota de gastos- y en administración quedan liberados de estas tareas para orientar su trabajo tiempo en la ejecución de otras funciones que aportan mayor valor añadido.
• Evita la pérdida o deterioro de los tickets
• Desparece el visado manual de las notas de gastos
• Eliminación del papel
• Integración con el resto de los sistemas, especialmente con SAP
• Posibilidad de recuperar el IVA
• Acceso desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar

Además de la optimización del proceso -objetivo prioritario del proyecto- la implantación de Sarce Travel ha permitido ahorrar costes, tanto en la eliminación del papel -10.000 € al año aprox.-, en la reducción de errores que reportará unos 5.000 € más, así como en la recuperación del IVA

Eliminar el papel fue un requisito prioritario para la firma porque con ello, no solo apostaba por el ahorro de costes que, aún, siendo importante -más si tenemos en cuenta los servicios adicionales que conlleva el archivado y la custodia de los documentos impresos - no era lo determinante. Por un lado, Calidad Pascual, proporciona con su política de paperless la seguridad de disponer de toda la información necesaria en un repositorio centralizado al que se puede acceder de manera sencilla y rápida con los permisos adecuados. Y, por otro lado, ratifica su compromiso con el respeto al medio ambiente.

Lo que destaca

En términos generales, desde Calidad Pascual se apuntan tres cuestiones relevantes:

1. La tecnología OCR permite introducir de una manera más rápida y sencilla los gastos de viaje aprovechando las ventajas de la lectura óptica. Y, el hecho de contar con un equipo humano que acredita el registro y archivado correcto del 100% de todos los documentos que pasan por la aplicación es también una garantía.
2. Que Sarce Travel sea una aplicación Cloud proporciona la flexibilidad y comodidad que Calidad Pascual buscaba para su entorno de Business Travel para poder acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a la plataforma.
3. La posibilidad de utilizar cualquier dispositivo móvil para utilizar Sarce Travel confiere a Calidad Pascual las funcionalidades que buscaba para garantizar la movilidad de sus empleados, ya sean viajeros, o aprobadores.

Siendo más concretos, del proyecto de Calidad Pascual para optimizar la gestión de su Business Travel destacan algunos aspectos como:

INTEGRACIÓN CON OTRAS PLATAFORMAS. En concreto con el ERP de SAP, la aplicación con la que la compañía gestiona sus procesos core, entre ellos, la contabilidad y las nóminas. Fue un requisito incuestionable del departamento financiero.

ELIMINACIÓN DE LA VALIDACIÓN HUMANA. Mejora el proceso y elimina los errores.

CONSERVACIÓN DIGITAL CERTIFICADA. Porque permite certificar y almacenar digitalmente las notas de gastos y los justificantes, eliminando el papel. La homologación y certificación por la Agencia Tributaria también fue un requisito prioritario de Calidad Pascual. Actualmente, la compañía ha solicitado una Auditoría interna para detectar cualquier área de mejora.

INTEGRACIÓN CON AGENCIAS: Para los viajes nacionales el sistema se integra con la aplicación de Viajes El Corte Inglés. Y, para los desplazamientos internacionales, la integración se hará con AMEX (aunque es una funcionalidad que aún no se ha puesto en marcha por el escaso volumen de datos).

El futuro

Calidad Pascual ya trabaja para explotar la funcionalidad de RECUPERACIÓN DEL IVA. Es un proyecto que se abordará de cara al año que viene. “Nuestro objetivo, apunta Francisco José Álvarez Muñoz, es conseguir la deducción íntegra del IVA de nuestros gastos de viaje de una forma sencilla, agrupando los gastos por proveedor, generando un informe con los justificantes homologados por la AEAT y enviando la solicitud a través de un proceso ágil, sencillo y transparente”. 

Pero, además, de cara al futuro, la compañía piensa en explotar al máximo el potencial que le ofrece la información que le proporciona la plataforma con reports y consultas sobre todo tipo de gastos que podrán desglosar fácilmente (taxis, autobuses, parking, peajes, …) lo que le permitirá optimizar también la toma de decisiones, para mejorar las condiciones con determinados proveedores o aprovechar todo tipo de sinergias.

Los responsables del proyecto en Calidad Pascual confían en que la solución siga siendo igual de flexible que hasta el momento y facilite la incorporación de nuevos “satélites” o funcionalidades.