La importancia de un consultor independiente en un proyecto ERP - ERP Spain.com - España y América Latina

Publicamos artículo de Jack Payne, de Aptean, sobre la importancia de contar con un consultor independiente para garantizar el éxito en los proyectos de implantación de un ERP.

Autor: Jack Payne

Tomarse muy en serio el cambio

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la esencia de las empresas de fabricación modernas y complejas; son el sistema ideal de registros y, bastante a menudo, la única fuente fiable. En la mayoría de las empresas se implementa un sistema ERP con el fin de mejorar el rendimiento del negocio, garantizar el cumplimiento de la normativa legal y aumentar la productividad laboral.  

Por regla general, los proyectos de ERP provocan un cambio en los procesos comerciales y, en muchas ocasiones, dicho cambio puede ser sustancial. Siempre es difícil introducir un cambio en cualquier empresa, pero, cuando se trata de un cambio de esta envergadura, su instalación puede resultar especialmente difícil. En última instancia el éxito de la implementación depende de que los cambios sean adoptados y aceptados por los empleados de todos los niveles.  

Cómo evitar el desperdicio de recursos

Un estudio independiente revela cifras preocupantes. Según Gartner se estima que entre el 55 % y el 75% de todos los proyectos ERP no cumplen todos los objetivos del proyecto. Si se tiene en cuenta el nivel de inversión que suponen el hecho de que haya tantos proyectos que no logren alcanzar los objetivos previstos es realmente preocupante. ¿Por qué fracasan tantas empresas, a pesar de haber emprendido un proceso concienzudo para la elección de una solución de ERP apropiada?   

Muchas de ellas emprenden la implementación del sistema ERP con prisas para empezar a usar la solución. Como consecuencia es posible que descuiden los pasos indispensables de planificación que asegurarían el éxito. La clave está en la realización de resultados comerciales que sean cuantificables. Desde el principio se corre el peligro de no conseguirlo si no existe una estrategia explícita que haya sido adoptada y aceptada por la empresa, planes bien definidos y una arquitectura acordada.    

Cada vez hay más empresas que acuden a consultores de ERP independientes con competencias en la gestión del cambio para potenciar el éxito de sus proyectos de implementación. Los consultores ofrecen experiencia y mejores prácticas que aumentan la probabilidad de completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con los objetivos deseados.

Los consultores exponen los obstáculos de la gestión del cambio

La implantación de un sistema ERP exige cambios y su objetivo es lograr que los procesos comerciales sean más eficientes. Estos cambios deberían servir de apoyo a los objetivos estratégicos más amplios de la empresa. Cuando se introducen nuevos procesos comerciales o nuevas tecnologías a una empresa seguir una mejor práctica es crucial para valorar el impacto comercial que va a tener en las personas, la tecnología y los procesos asociados lo antes posible en el proyecto.

Los consultores cuentan con técnicas para realizar análisis de deficiencias en los procesos existentes y crear esquemas partiendo de lo que ya existe ("cómo es") o de lo que se pretende ("cómo deberá ser"). Este paso ofrece a los líderes una oportunidad para entender las posibles dificultades iniciales que el proceso supone las cuales podrían incluir interrupciones en los negocios, incurrir en costes y otra serie de impactos.  Con esta perspectiva son capaces de determinar si la empresa está dispuesta a realizar el cambio previsto y capacitada para hacerlo. El equipo del proyecto también dispone de la oportunidad de hacer modificaciones para conseguir un nivel de impacto comercial más aceptable antes de comenzar a desarrollar los procesos en caso de que el alcance proyectado resulte demasiado ambicioso. 

Tal análisis puede ayudar a mantener el proyecto de implantación por el buen camino y a crear las bases del éxito posterior.      

Prepararse para adaptarse, o prepararse para el fracaso

Según Gartner se estima que entre un 20 % y un 25 % de los proyectos de ERP se entregan tarde o superan el presupuesto y no aportan los beneficios previstos o acaban siendo abandonados. Por si eso no fuera suficiente también se establece que entre un 50 % y un 60 % de los proyectos se consideran comprometidos de algún modo; por regla general debido al deterioro de los beneficios o a no llegar a lograr los previstos.  

Estudios realizados en el sector han mostrado que en la mayoría de los casos un factor clave contribuyente al "fracaso" del proyecto es la gestión inadecuada de los cambios empresariales asociados. Lo ideal sería que la formación comenzara antes de la implantación y continuara a lo largo del proyecto. 

La mayoría de la gente experimenta un marcado descenso en la retención de información nueva cuando solo la ha recibido una vez; en el primer mes, solo se recuerda el 20 % de lo aprendido, a no ser que se repase el material de forma consciente. Si se consolida dicha formación, los niveles de competencia aumentan según se va asimilando la información nueva. Un consultor con experiencia del sistema ERP cuenta con las habilidades y herramientas necesarias para ayudar a los trabajadores a adaptarse a la nueva solución y a los procesos relacionados.        

Los consultores aportan un enfoque único a la gestión de proyectos

La implantación del sistema ERP requiere una constante sucesión de decisiones y cambios en los procesos comerciales. Los miembros de los equipos de instalación del ERP se eligen por su experiencia y conocimientos de un área comercial concreta y es probable que tengan otras responsabilidades incluso una vez iniciado el proceso de implementación del proyecto. No obstante los consultores son capaces de mantenerse centrados en el proyecto lo que permite al equipo orientar el uso de sus habilidades y conocimientos a la mejora de los procesos comerciales.  

El verdadero éxito se mide con el logro de los resultados comerciales. Los consultores pueden ayudar a garantizar que los promotores del proyecto se mantengan informados sobre las decisiones y el progreso del equipo. Una vez se haya puesto en práctica la solución se querrán medir los resultados obtenidos y compararlos con los objetivos previstos y la rentabilidad de la inversión. Aunque algunos beneficios tardan más que otros en realizarse hay pequeños beneficios que pueden verse de forma inmediata; y la mayoría de las empresas logra sus objetivos en un periodo de entre 18 y 24 meses tras la puesta en práctica de la solución. La experiencia que aporta un consultor se traduce en mayores niveles de éxito a la hora de cumplir con los objetivos del proyecto.    

Si se implanta con prisas, tendrá mucho tiempo para arrepentirse

Según los analistas del sector sus clientes afirman sistemáticamente que si pudieran hacer algo diferente con respecto al despliegue del sistema ERP dedicarían más dinero y más esfuerzo a la formación y la gestión del cambio empresarial. Mediante estudios realizados en el sector se han identificado cinco fases que hacen un seguimiento de cómo se adopta y acepta la tecnología: partiendo del punto de activación, pasando por el más alto nivel de expectativas exageradas y llegando a un estancamiento de la productividad. A los éxitos tempranos a menudo les sigue una serie de fracasos que tienen como resultado un periodo en el que el interés disminuye y las implantaciones no cumplen lo prometido.  

La intensidad y la duración de este periodo más bajo de desilusión está directamente relacionado con el esfuerzo y el dinero dedicados a la gestión de los cambios empresariales asociados con el proyecto. Los beneficios que planea obtener una empresa del nuevo sistema ERP solo se realizarán siempre que los usuarios hayan adoptado y aceptado las nuevas aplicaciones y procesos.  

Un consultor es el vínculo que posibilita la implantación con éxito del ERP. Trabajar con un consultor ayuda a reducir el estrés en la empresa, a minimizar el riesgo de interrupción operacional y a mejorar los índices de adopción. Dadas las probabilidades y la magnitud de la inversión en el proyecto contratar a un consultor no es tanto una cuestión de elección, sino más bien de necesidad.