¿Qué software necesita para adaptarse al Suministro Inmediato de Información (SII)? Por Aptean. - ERP Spain.com - España y América Latina

Jaume Carol, Responsable EMEA de Professional Services de Aptean, valora en este artículo los nuevos requisitos en materia de software para las empresas para adaptarse a los últimos cambios enel sistema de recaudación del IVA en España.

Artículo Escrito por Jaume Carol. 

El sistema de recaudación del IVA en la Unión Europea siempre ha suscitado críticas debido al grado de carga administrativa que el sistema actual supone para las operaciones empresariales. También existen acusaciones de ineficacia a causa de la fragmentación de los procedimientos implicados. Son cuestiones que muchas empresas españolas conocen de sobra. 

Cuando la Comisión Europea anunció su plan de acción del IVA en 2016, parte de su objetivo era lograr que el actual sistema de IVA de la UE resultase más sencillo de usar y, en consecuencia, más operativo para las empresas. 

Soluciones para cubrir la brecha del IVA

No obstante, más allá de este objetivo, se trata de conseguir reducir la diferencia entre los ingresos estimados por el IVA, de los que han sido realmente recaudados.

Pierre Moscovici, Comisario europeo de Asuntos Económicos y Financieros, Fiscalidad y Aduanas, expresó su preocupación en el lanzamiento del plan: “Tenemos que hacer frente a una increíble brecha fiscal: faltan 170’000 millones de euros en los ingresos recaudados por IVA. Ha llegado la hora de recuperar ese dinero”.  

Entre las medidas inmediatas propuestas figuran la mejora de la colaboración entre los Estados miembros mediante el intercambio y el análisis conjunto de información, así como una mejora del cumplimiento fiscal a través de una mayor cooperación con las empresas. Los eventuales resultados positivos de estas iniciativas a largo plazo dependen indudablemente de la modernización de las administraciones fiscales en Europa y de la capacidad de los gobiernos para combatir el fraude. El objetivo es implantar reglas definitivas para conseguir un espacio europeo único en el ámbito del IVA en 2017. 

La tecnología robusta y consistente es la clave

Existe un claro deseo de hacer que el sistema sea más robusto y consistente como medida para combatir el fraude transfronterizo, que está alcanzando niveles alarmantes. Se estima una pérdida de ingresos del IVA de alrededor de 50 000 millones de euros anuales en la Unión Europea.  

La innovación tecnológica es decisiva para la implantación del nuevo sistema propuesto. Aunque cualquier solución tecnológica probablemente proporcionará un nuevo impulso a la economía digital y al comercio electrónico, también planteará nuevos retos prácticos a las empresas a la hora de gestionar sus procesos y procedimientos en la recaudación del IVA.

La ruta de la modernización

Según estudios recientes de la Comisión Europea, la brecha del IVA en España se ha reducido, aunque la cifra de más de 6 000 millones de euros sigue siendo muy importante cuando se compara con el resto de Estados miembros de la UE.  

En 2014, el Gobierno español introdujo nuevas medidas para combatir el incumplimiento tributario. Se practicó un aumento de los recursos en forma de horas de trabajo del personal, para llevar a cabo las auditorías electrónicas de manera más efectiva. La subsiguiente reducción se debe al buen comportamiento de los ingresos por parte del Estado, a pesar de que la tasa de IVA se mantuvo estancada. Aunque la base impositiva ha experimentado un ligero aumento, el crecimiento de los ingresos recaudados es atribuible en su mayor parte al cumplimiento de la normativa del IVA. 

El Gobierno español responde a los retos que plantea el plan de acción de la Comisión reforzando medidas para reducir la brecha del IVA aplicando una estrategia para modernizar la administración del IVA, mediante la introducción de un nuevo sistema que incorpore el Suministro Inmediato de Información (SII). 

Creación de un sistema para el futuro

El nuevo sistema está diseñado para sustituir los actuales procedimientos de gestión del IVA que no son adecuados y que llevan 30 años en funcionamiento en el país. 

El SII es otro paso clave en el proceso de mejora continua que están aplicando las autoridades españolas: el mandato incluye la actualización de sistemas y la creación del sistema del futuro. La intención del gobierno es mejorar la información que se recoge, con el fin de obtener un mayor control efectivo del sistema y centrarse en generar más ingresos. No se ha producido ninguna modificación de la ley –en la forma en que se aplica el IVA–, pero el cambio que provocará el SII será meramente técnico y procedimental. La iniciativa permite a la Agencia Tributaria preparar los datos para el IVA de la misma forma que se viene haciendo con el impuesto sobre la renta. 

El Suministro Inmediato de Información acorta la brecha entre la emisión de facturas y la transacción económica. Gracias a la automatización asociada, los contribuyentes pueden usar el SII para realizar sus declaraciones de IVA de una forma más sencilla, usando la información en tiempo real. 

El nuevo sistema de contabilidad para el IVA ofrecerá ventajas adicionales más allá de un mayor control. Se espera que el SII ayude a las empresas a acelerar los procesos de devolución del IVA, o cualquier otro proceso de devolución, además de facilitar la integridad de los datos con gran precisión. 

¿A quién afectará?

El SII será obligatorio para 62 000 empresas. Entre ellas figuran las consideradas grandes empresas –que facturan más de 6.01 millones de euros anuales–, aunque las pequeñas empresas estarán incluidas cuando formen parte de un grupo empresarial más grande. 

Las que estén inscritas en el régimen de devolución mensual del IVA –REDEME– serán participantes obligatorios. No obstante, no será obligatorio para aquellas empresas que facturen menos de 6 millones de euros aunque estén incluidas en el REDEME, por lo que no tendrán que enviar facturas.

Cualquier empresa puede solicitar el SII de forma voluntaria, independientemente del tipo de actividad que realice o de su condición a efectos del IVA. 

A pesar de que el número de participantes iniciales puede parecer pequeño, estas empresas representan el 80 % de la facturación del IVA global. 

Proyecto piloto

El SII se anunció inicialmente en 2015, con la intención de hacerlo efectivo a partir del 1 de enero de 2017. La problemática situación política española con un Gobierno en funciones hizo que inicialmente fuese imposible aprobar el marco legal. No obstante, el SII fue aprobado formalmente en diciembre de 2016, y se estableció que las empresas participantes deberían enviar las facturas registradas y emitidas durante el periodo 1 de enero de 2017 a 30 de junio de 2017. El plazo para ello finaliza el 31 de diciembre de 2017.

Para dar tiempo suficiente a las empresas para que puedan adaptarse a la iniciativa, existe un proyecto piloto inicial de seis meses que engloba 41 empresas. El proyecto piloto todavía se encuentra en su fase inicial, y dado que la muestra de empresas implicadas es limitada, resulta difícil trasladar la información o los niveles de participación voluntaria, y mucho menos realizar una valoración sobre el éxito del sistema. Tal como se esperaba, la situación es muy fluida. Hasta el momento los resultados han sido esporádicos, con un índice de apenas el 50% de cumplimiento. Los participantes del proyecto tienen que responder rápidamente a los cambios a medida que el sistema se ajusta para dar respuesta a los problemas que aparecen sobre la marcha. 

También están surgiendo preocupaciones prácticas sobre la capacidad que el Gobierno ofrece para la implantación del sistema. ¿Es suficiente para garantizar la recaudación y ser efectivo cuando llegue su implantación obligatoria a partir del  1 de julio de 2017?

Actuación inmediata

Cuando el sistema SII pase a ser obligatorio a partir del  mes de julio, las empresas deberán enviar las facturas registradas/emitidas entre el  1 de julio y el 31 de diciembre de 2017 a la autoridad tributaria en un plazo de ocho días. Deberán mantener los libros de registro guardados electrónicamente, que son aquellos que fueron  enviados a la Oficina Electrónica de la AEAT. Estos libros incluirán las facturas emitidas, las recibidas y los bienes de inversión. Las facturas de la UE, ya sean recibidas o emitidas, se enviarán junto al resto de facturas. También se creará un nuevo libro, llamado Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias, que reflejará lo que se consideran operaciones intracomunitarias especiales. Por ejemplo, una empresa que envíe equipos a su oficina permanente en otro país de la UE, como un camión, que deba usar la empresa del país de destino.

En el caso de movimiento interno de bienes dentro de la UE, el periodo se establecerá en función de la fecha en la que se inició el transporte o en la que se recibieron los bienes. Esta información no suele estar disponible en los sistemas de contabilidad, puesto que se considera de carácter logístico, pero será necesario incluirla.

El SII también permitirá realizar cálculos de IVA, la aplicación de reversión de cargos y otra información adicional –que actualmente no está incluida en este tipo de libros– como una descripción de las transacciones y el periodo del IVA. El sistema también proporcionará una forma de rectificar entradas de registro anteriores. La opción de realizar entradas resumidas dejará de aplicarse. 

El nuevo sistema permitirá revisar todas las transacciones realizadas por las empresas para comprobar su exactitud y evitar enmiendas potenciales en los libros mayores de IVA. Este tipo de modificaciones desencadenan procedimientos de inspección fiscal o peticiones de información en el sistema actual. 

Software de gestión financiera diseñado para adaptarse a los nuevos requisitos

Las empresas, desde pymes hasta grandes empresas, deberán elegir una solución de software de gestión financiera que será decisiva, y lo harán bajo una presión de tiempo considerable. El software elegido debería cumplir una serie de requisitos indispensables. Debe tratarse de un producto consolidado que se alinee con dos mundos; que combine detalles técnicos con la comunicación efectiva tanto a escala interna como con agencias externas.

Debe ser potente para admitir la carga constante que implica el hecho de registrar y transmitir información, y al mismo tiempo ser ágil y flexible para implantar cambios a medida que el SII evolucione. Es fundamental que la instalación sea rápida, así como una integración cómoda que ofrezca integridad de los datos, además de cumplir con la normativa, con la formación mínima del personal. El nuevo software debe minimizar el impacto económico y operativo de un sistema que todavía no ha sido probado, idealmente reduciendo el coste total de administración y propiedad. 

Las empresas se muestran inevitablemente recelosas de la nueva legislación fiscal y, concretamente, de los costes derivados de su implantación. La rapidez con la que se amortice el coste del software dependerá específicamente de la escala de la empresa y su gama de operaciones. El coste interno dependerá de factores como el software que se esté ejecutando actualmente en los ordenadores de la empresa y la cantidad de divisiones o instalaciones que deba abarcar. 

Recompensa y sanciones

Las autoridades tributarias están preparando incentivos para los contribuyentes, como ampliaciones de plazo y procedimientos de devolución más rápidos, que deberían contribuir a una buena acogida del cambio. Aunque estas ventajas no se deben desestimar, las voces cínicas podrían argumentar que son una consecuencia natural de la introducción del sistema y no una señal de buena voluntad. 

A partir del 1 de enero de 2018, el plazo para el SII se reducirá a cuatro días. Cualquier demora en el cumplimiento de las obligaciones ante la Oficina Electrónica de la AEAT conllevará una multa del 0.5 % del total de la factura. Esto representa un mínimo trimestral de 300 € y un máximo de 6000 €. No está claro si las penalizaciones se aplicarán desde el principio o si se habilitará un periodo de adaptación.

Perspectivas enfrentadas sobre el SII

La abrumadora ventaja nacional derivada de la introducción del SII es la reducción general a largo plazo de la brecha del IVA. Esto debería considerarse un primer paso hacia una mayor visibilidad de las transacciones en España; el siguiente paso podría implicar la formación de los funcionarios de Hacienda para mejorar su análisis para prevenir el fraude y acelerar aún más la reducción.

Desde el punto de vista pragmático, el 1 de julio es un momento del año difícil para implementar cualquier sistema nuevo, puesto que coincide con plena temporada vacacional. Asimismo, es necesario un certificado electrónico para enviar información, y actualmente no está claro de quién es la responsabilidad o el deber de transmitir esta información una vez recopilada. Hay tantas preguntas como respuestas.

Lo que está claro es que España entra en una nueva era de la gestión del IVA. A través de un proceso de modernización y estandarización, el Gobierno se convierte de alguna manera en el Registro Contable. Las empresas tienen una nueva presión para hacer las cosas bien. Y la capacidad para hacerlo exige una inversión meditada en el software de gestión financiera más adecuado. 

NOTAS:

1- http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-1022_es.htm

2- http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-1022_es.htm

3- https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2016-09_vat-gap-report_final.pdf

4- https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2016-09_vat-gap-report_final.pdf