GEBTA y DIMO firman acuerdo para mejorar productividad corporativa del viaje - ERP Spain.com - España y América Latina

GEBTA España, compañía especializada en viajes corporativos, y DIMO Gestión, empresa de soluciones para travel y expense management, han firmado un acuerdo de colaboración para promover en el mercado español el control y reducción de determinadas partidas de gastos y la gestión de costes administrativos de viajes. GEBTA, que representa alrededor del 50% del mercado de viajes de negocio en España, ofrecerá a sus agencias de viajes de empresa asociadas o Travel Management Company la herramienta Notilus de Dimo Gestión. Más abajo fragmentos del comunicado de prensa.

Por su parte, DIMO Gestión diversifica sus canales de distribución para esta solución global líder en Europa en la que más de 1.300 organizaciones–ya han depositado su confianza. Tanto GEBTA, como DIMO Gestión son especialistas en sus respectivos sectores y se complementan a través de sus valores, experiencias y clientes y comparten una misma política orientada a la eficiencia. 

Marcel Forns, director general de GEBTA, explica que “esta colaboración se enmarca dentro de la apuesta de GEBTA por la productividad corporativa total -antes, durante y después- del viaje e implica el compromiso de nuestras empresas, por introducir en el mercado español soluciones que favorezcan la  eficiencia y el ahorro de los clientes en la gestión de los gastos vinculados con la cuenta de viajes, de la mano de una solución líder en Europa”. Por su parte, Gilles Bobichon, director del departamento Travel & Expense Management en DIMO Gestion, señala que “las empresas necesitan una solución integrada que resuelva todos sus procesos. Hemos unido nuestras experiencias para responder a las necesidades específicas de los clientes y, de esta forma, ayudarles a optimizar y racionalizar todos los procesos relacionados con la gestión de los viajes y gastos profesionales”.

En diferentes ocasiones de la crisis, GEBTA ha advertido a las empresas acerca de la repercusión estratégica de los viajes de negocio y su gestión para que no pierdan oportunidades de inversión hacia el exterior por su potencial exportador. A la vista de los datos del último Observatorio de GEBTA presentado en diciembre de 2013, no sólo cabe celebrar la tendencia de incremento global de los viajes de negocio españoles de las empresas sino que se observa que surten efecto las políticas desplegadas como se desprende del hecho de que el aumento de la inversión entre el +0,7% y + 1% genere incrementos de actividad de entre el +3,5% al +4%. GEBTA sigue apostando por consolidar este crecimiento que debe ir acompañado por un claro enfoque hacia la productividad corporativa viajera (antes, durante y después). Esto implica la necesidad de considerar y gestionar el viaje como un instrumento estrategico sin perder de vista que es “transversal” al abarcar en las empresas a “todas” las personas y áreas: RR.HH., gestión, comercial, finanzas, postventa, legal, etc. y también la tecnología. La importancia de introducir la variable de la productividad es especialmente conveniente a partir del momento en el que la empresa española se orienta hacia el largo radio y los mercados emergentes. En 2013 los mercados de largo radio seguían presentando los mayores incrementos (17%), con crecimientos consolidados de dos dígitos hacia Asia +21,9% y América +10,2% como principales destinos de las corporaciones españolas. Asimismo el Top 10 en el ranking de aeropuertos con el mayor crecimiento de viajes de negocio españoles prácticamente se queda sin representación europea según el estudio GEBTA Top 25 International Airports. 

Sin abandonar los “ahorros”, eliminar costes ocultos según el estudio de GEBTA es poner el foco en la productividad durante el viaje y aprovechar el tiempo para trabajar y/o descansar. Por ejemplo, puede llegar hasta el 78% de ocasiones en que resulte conveniente para la empresa eliminar el coste oculto del tiempo perdido según las rutas y perfiles. No poder trabajar y “perder” el tiempo convierte ese tramo del viaje en un coste oculto. Respecto a la aplicación de la política “habitual" de viajes, esto significa que la empresa puede estimar que el tiempo perdido “evitable” del viajero le hace rentable un coste superior de billete.

Además, la empresa española encara hoy la ventana de oportunidad de hacer la inversión en viajes de negocio todavía más productiva antes y después del viaje al dotarse de nuevas herramientas de gestión. Optimizar la gestión interna de la movilidad contribuye a su mayor rentabilidad ya que es aplicable por todos los empleados y los niveles de la empresa. Concretamente, al vincular el sistema informático de gestión de la empresa (ERP) con la gestión de servicios y proveedores de la agencia (aéreo, tren, alquiler de vehículos, etc.) a través de la solución Notilus, se optimizan los procesos de gestión interna de solicitudes de viajes empresariales así como la liquidación de gastos profesionales de los desplazamientos gestionados y contratados a la agencia de viajes. Una vez efectuados dichos servicios, de forma automática se realiza la conciliación e integración  de todas las facturas emitidas por el proveedor en el departamento de contabilidad. El ahorro de tiempo, comporta un aumento de productividad y mayor beneficio financiero y económico. Además, la solución puede vincularse con las "alertas de seguridad" para informar a los departamentos internos (seguridad, sanidad, etc.) de los desplazamientos a una zona de riesgo, o hacer el seguimiento de los viajeros desplazados en caso de acontecimiento extraordinario (atentado, ciclón, etc.).

La optimización del presupuesto para viajes contribuye en gran medida a que la empresa obtenga importantes ahorros, que  pueden ir del 10% al 40%. Existen experiencias de que con la nueva estructura organizativa se ha obtenido ahorros de 200.000€ dentro de un presupuesto para viajes de 1,4 millones de euros. En el caso concreto de Notilus, no es infrecuente en las empresas que han implementado la solución de Travel & Expense Management que den cuenta de una recuperación de la inversión inferior a 6 meses. En un caso concreto, el tiempo se vio reducido en 14 días al mes –pasando de 18 a 4- del departamento de contabilidad destinado al tratamiento mensual de unas 250 notas complejas de gastos. El impacto en este ejemplo perfila la eficiencia alcanzable si a lo largo de un año se observa que la empresa obtiene ahorros de tiempo agregado equivalentes a 168 días laborables que la empresa podrá destinar a otras actividades.