Caso práctico: BAXIROCA confía en Consultia IT para desarrollar software para gestionar relaciones con concesionarios y técnicos - ERP Spain.com - España y América Latina

BAXIROCA es una empresa integrada dentro del grupo Baxi Group, uno de los grupos de calefacción líderes en Europa y cuyos productos se comercializan en todo el mundo. La compañía quería unificar todos los sistemas de información a través de una única herramienta que permitiese realizar la gestión completa de las relaciones con las empresas con las que trabaja, así como la gestión total del concesionario en un entorno web y la gestión de la Red de Técnicos (Field Service) en un entorno móvil y web. Para desarrollar este proyecto confió en la consultora Consultia IT.

Caso práctico de Consultia IT

Resumen

- País: España.

- Sector: Calefacción.

- Perfil del cliente: BAXIROCA es una empresa integrada dentro del grupo Baxi Group, uno de los grupos de calefacción líderes en Europa y cuyos productos se comercializan en todo el mundo. El objeto principal de la empresa es la fabricación y distribución de soluciones para la producción de calefacción y agua caliente sanitaria, tales como calderas, grupos térmicos, quemadores, acumuladores, circuladores o paneles solares, utilizando las tecnologías más avanzadas para conseguir la máxima eficiencia.

- Situación: BAXIROCA deseaba unificar todos los sistemas de información empleados a través de una única herramienta que permitiese realizar la gestión completa de las relaciones entre BAXIROCA y el resto de empresas con las que trabaja, así como la gestión total del concesionario en un entorno web y la gestión de la Red de Técnicos (Field Service) en un entorno móvil y web.

- Solución: Consultia IT desarrolló dos aplicaciones a medida que respondían a los requisitos de BAXIROCA: por un lado, el Sistema Back Office para los concesionarios y, por otro, la aplicación PDA de Gestión de Avisos y Parte de Trabajo para 800 Técnicos.

- Beneficios: 

• Gestión centralizada de los concesionarios y de los datos maestros.
• Posibilidad de realizar análisis de la información.
• Eliminación del gasto en papel.
• La aplicación web proporciona acceso a la información desde cualquier punto.
• Se eliminan procesos que anteriormente se llevaban a cabo manualmente.
• Reducción de las tareas administrativas, del uso de papel y de los desplazamientos de los técnicos.

Situación

BAXIROCA, una de las primeras empresas en apostar por la implantación de soluciones para la gestión de la movilidad, deseaba unificar y renovar sus sistemas de información de modo que se cubrieran las siguientes necesidades.

- Disponer de una visión amplia del parque de calderas instaladas para así obtener el mayor valor añadido de los clientes actuales y, de esta forma, poder pasar del modelo de negocio de instalación en construcción al de la reposición de calderas.

- Poder gestionar de forma global las relaciones con la red de concesionarios, los pedidos de reposición, las liquidaciones trimestrales, la visión del parque y obtener estadísticas de trabajo.

- Disponer de un entorno web que permita la gestión total del concesionario y de los múltiples aspectos que la componen, entre ellos, los avisos, las hojas de trabajo, las rutas, la asignación de técnicos, las facturas, las liquidaciones y los contratos.

- Contar con un entorno web y móvil dedicado a la gestión de la Red de Técnicos (Field Service) para llevar a cabo tareas como la gestión de las órdenes de trabajo, la administración de stock, los cobros, los ingresos, la facturación, los servicios de agenda o la captura de firma en PDA.

BAXIROCA necesitaba, por tanto, una solución que permitiera realizar una gestión amplia y eficiente del parque de calderas y contribuir a que la compañía mejorara su servicio post-venta.

Solución

Para cubrir las necesidades de BAXIROCA, se realizó un estudio de negocio con el objetivo de establecer cuáles podrían ser los futuros modelos de relación con diversos agentes, tales como concesionarios, instaladores mantenedores, aseguradoras, gasistas, etc. 

También se realizó un análisis en detalle de los modelos de concesionario, por tamaño y zona urbana, para poder así establecer métodos de trabajo, unificar procesos y generar mejores prácticas, siempre con el objetivo de buscar la máxima productividad.   

Como resultado de todo ello, Consultia IT creó una solución basada en la plataforma de gestión de movilidad EMX, para la que desarrolló dos aplicaciones a medida del cliente:

- El sistema Back Office para concesionarios, que permite comprobar el parque de calderas instaladas, realizar gestiones diarias en cada concesionario (como gestionar avisos, obtener una hoja de tiempos de técnicos y asignaciones, liquidación de hojas de trabajo, controlar el stock, concluir ventas directas o controlar los cobros, los ingresos y la facturación), administrar las versiones y la distribución de software, gestionar usuarios móviles y la integración en servicios web con M-3.

- La aplicación PDA de Gestión de Avisos y Parte de Trabajo para un total de 800 técnicos, cuyas funcionalidades hacen posible que los trabajadores realicen, en cualquier momento y desde un dispositivo móvil, tareas tales como gestionar avisos, notificar partes de trabajo (kilómetros, tiempos…), llevar a cabo liquidaciones, integración con los analizadores de combustión, imprimir ordenes de trabajo, capturar firmas, todo ello con funcionalidad online y offline. 

Beneficios

Gracias a la solución ofrecida por Consultia IT, BAXIROCA se benefició de un sistema de información renovado que aportaba las siguientes ventajas para la empresa:

- BAXIROCA pudo por fin gestionar la totalidad de los 200 concesionarios que conforman su negocio de una manera cómoda y centralizada. 

- El entorno web  permitió automatizar muchas de las tareas que antes consumían grandes cantidades de tiempo en la empresa, como la liquidación de facturas, la asignación de técnicos y rutas, la gestión de almacenes, la elaboración de expedientes y hojas de trabajo o la publicación de avisos.

- Se produjo un aumento de la productividad como resultado de la agilización de los procesos.

- Al integrarse el nuevo sistema con los previamente instalados, no sólo se multiplicaron exponencialmente las funcionalidades del mismo, sino que se evitó incurrir en los costes que habría acarreado una instalación totalmente nueva. Tanto la empresa como terceros se beneficiaron de este significativo ahorro.

- Se logró una gestión global de la red de técnicos, formada por más de 800 empleados.

- Con la implantación del nuevo sistema, se consigue que los propios trabajadores puedan realizar tareas habituales como cumplimentar protocolos de actuación, capturar firmas, controlar el stock o gestionar órdenes de trabajo, facturaciones, cobros e ingresos desde el dispositivo móvil que llevan consigo durante su jornada laboral.

- Se consigue, de esta forma, una significativa reducción de costes, como los vinculados a los desplazamientos o al gasto de papel.

- Se obtiene una gestión centralizada de los datos maestros, como el catálogo de productos o los listados de precios. Esto, además, permite poner en marcha un análisis de la información recabada y observar, por ejemplo, la evolución del stock o las ventas de repuesto realizadas.

- Visión global del parque de calderas en todo su ciclo de vida,  con la inclusión en el sistema de los instaladores desde su instalación, puesta en marcha, servicio post venta y propuesta de cambio o sustitución, permitiendo acciones de marketing , comerciales,  , etc…

- Hace posible acceder a la información generada durante el ciclo laboral, desde cualquier punto geográfico y en cualquier momento.